Organizar o processo de trabalho de forma eficiente é extremamente importante para qualquer empresa. Alguns gerentes preferem técnicas específicas que permitem monitorar e ajustar o processo de criação do produto, outros decidem adaptar as melhores características de vários métodos e usá-los simultaneamente. De qualquer forma, diferentes metodologias de gerenciamento de projetos são importantes, pois permitem otimizar os processos de trabalho e obter atualizações suficientes para implementar alterações e corrigir erros, se necessário.

O que pretendemos fazer agora é apresentar aos leitores tipos específicos de metodologias. Descrevemos os componentes mais importantes de cada método, além de discutir seus prós e contras. Se você já conhece as bases de diferentes tipos de metodologias de gerenciamento de projetos, isso o ajudará a tomar a decisão certa ao escolher uma técnica para um projeto específico. E se você está apenas no início de sua jornada de gerenciamento de projetos, esperamos incentivá-lo a aprender mais sobre as abordagens que você achar mais atraentes.

Os tipos mais populares de metodologias de gerenciamento de projetos

Sugerimos uma visão geral das abordagens de gerenciamento mais populares e usadas com mais frequência. Eles podem ser aplicados a projetos em diferentes esferas, desde a TI até o gerenciamento de uma pequena empresa.

Agile

Agile é definitivamente algo que todo gerente de projetos já ouviu falar. Embora muitas pessoas pensem nisso como se fosse uma metodologia real de gerenciamento de projetos, na verdade é um conjunto de regras que deve tornar o trabalho em equipe mais agradável e eficiente. Embora eles possam definitivamente ser aplicados por conta própria, foram criadas várias metodologias que adotam uma abordagem ágil, combinam-na com várias técnicas de controle e comunicação e permitem que os trabalhadores entreguem produtos de alta qualidade.

Os principais princípios da metodologia Agile incluem:

• Comunicação e intercambiabilidade de todos os membros da equipe;
  
• Envolver um cliente no processo de tomada de decisão;
  
• Estar aberto a mudanças, mesmo nas fases posteriores do projeto;
  
• Entregas regulares de software de trabalho, em vez de documentos e relatórios.
  

Todo o Manifesto Agile inclui 12 pontos e foi criado por desenvolvedores de software que queriam discutir a ideia de tornar os processos de trabalho mais eficazes.

As principais vantagens da metodologia Agile são as seguintes:

• Mudanças. O gerenciamento ágil de projetos implica estar aberto a mudanças e iterações. Isso permite ajustar o produto em qualquer estágio do desenvolvimento. Caso seu cliente não tenha prazos ou descrições fixas ou mesmo que o projeto seja mais criativo, a abordagem ágil ainda será adequada para você;
  
• Comentários. A flexibilidade é alcançada com a ajuda da comunicação constante e do envolvimento dos clientes no processo. Como as partes interessadas nos negócios podem ver todas as etapas do desenvolvimento de seus produtos, elas podem perceber e solucionar os erros em tempo hábil;
  
• Riscos de menor custo. Como as alterações são feitas instantaneamente e não é tarde demais para incluir iterações, o custo do trabalho também se torna mais gerenciável.
  

Apesar das críticas positivas e de toda a vantagem que as acompanha, também há desvantagens:

• Nenhum prazo estrito resulta em projetos com duração muito longa, devido a restrições de tempo;
  
• Dá aos clientes muita ou quase total transparência em cada estágio do projeto, o que significa que eles podem ser tentados a adicionar cada vez mais iterações e funções ao produto, especialmente se o conceito final não for fixo.
  

Scrum

O próximo tipo de metodologia de gerenciamento de projetos é Scrum. O Scrum é, na verdade, uma das maneiras pelas quais os princípios ágeis podem ser implementados. Embora também inclua flexibilidade e envolvimento do cliente, existem ferramentas específicas que permitem o uso de conceitos básicos ágeis para obter o máximo de lucro e eficiência.

Todo participante de um projeto gerenciado do Scrum tem uma função fixa. Existem Scrum Masters e Product Owners, mas eles não realizam o trabalho de um gerente de projeto, o que permite que uma equipe de desenvolvedores se gerencie com êxito.

Um termo que você definitivamente deve se lembrar se optar por trabalhar com Scrum é Sprint. Um Sprint é um cronograma curto que dura de uma semana a várias semanas ou um mês. Os sprints incluem tarefas fixas que precisam ser concluídas até o final de um sprint. Em retrospecto, no final de cada sprint, é fornecida uma visão sobre o trabalho que foi realizado. Antes de outro sprint começar, é preparado um backlog que mostra as principais tarefas que precisam ser concluídas.

As atualizações são fornecidas durante reuniões de stand-up diárias. Todos os membros da equipe são obrigados a participar deles. Tais reuniões permitem denotar problemas e encontrar pessoas para resolvê-los. Os membros da equipe podem ajudar-se mutuamente com as tarefas.

Quanto às principais vantagens dessa abordagem, essas são as mais importantes:

• Aprimoramento do trabalho em equipe. A colaboração com colegas é um dos pontos principais da metodologia de gerenciamento de projetos Scrum. Isso permite incentivar as pessoas a trabalharem juntas para alcançar um objetivo comum com sucesso e eficiência;
  
• Independência. As equipes Scrum não dependem das decisões de um gerente de projetos e podem distribuir as funções entre os membros da equipe, dependendo das habilidades e habilidades de todos;
  
• Corrida. Tais cronogramas têm vários profissionais. Primeiro, eles permitem ter um determinado prazo que motiva a lidar com o trabalho mais rapidamente. Segundo, os sprints implicam tarefas breves e compreensíveis, mais fáceis de lidar porque são simples, claras e visíveis, diferentemente das grandes tarefas que podem ser esmagadoras.
  

Quanto às desvantagens, podemos denotar o seguinte:

• Falta de liderança. Se a equipe não está acostumada a trabalhar por conta própria, como geralmente implica a metodologia de gerenciamento de projetos Scrum, pode ser difícil para eles organizar os processos;
  
• Falta de motivação. Como não há líder, também não há ninguém para incentivar a equipe de desenvolvedores. Se a equipe não estiver altamente motivada, isso resultará em problemas.
  

Waterfall

A metodologia Waterfall é bem diferente do Ágil. Como os métodos ágeis valorizam a flexibilidade e a auto-organização, a metodologia Waterfall implica o contrário: um plano rigoroso que é seguido em todas as etapas do projeto, bem como o gerenciamento do projeto pelo qual um indivíduo é responsável.

O Waterfall também é uma das mais antigas da lista ou metodologias de gerenciamento de projetos. Ele se originou em 1970. Seu criador, Dr. Winston Royce , que pensava no desenvolvimento de software em termos de ciclo de vida . Desde então, é extremamente popular como metodologia de gerenciamento de projetos de software.

Sempre deve haver um gerente de projeto definido na abordagem no Waterfall. O gerente de projeto é responsável pelo desenvolvimento de um cronograma para todo o ciclo do projeto, que é entregue aos desenvolvedores e deve ser seguido com precisão.

Waterfall também implica etapas definidas. Cada um deles deve ser concluído antes do início do próximo. Tais estágios incluem:

• Requisitos. Nesse estágio, as partes interessadas do negócio, os proprietários do produto e os gerentes de projeto definem suas expectativas e requisitos para o produto final;
  
• Análise. Todos os aspectos do projeto, desde finanças e todo o caminho até a lógica de negócios, são analisados;
  
• Projeto. Agora é hora de criar modelos e definir requisitos técnicos;
  
• Codificação. É quando os desenvolvedores fazem o trabalho. Cada um deles tem um trabalho designado a ser executado e os prazos são especificados;
  
• Teste. O produto finalizado é testado e analisado novamente para verificar se atende aos requisitos ou se há algum erro;
  
• Aceitação. Quando o produto é concluído, ele é entregue aos clientes.
  

Várias vantagens dessa técnica de gerenciamento incluem:

• Simplicidade. Como tudo é dividido em estágios bem definidos. Todo o sistema é muito simples de entender e aplicar
  
• Estrutura. Como cada estágio é definido com precisão, todos sabem o que fazer e quando fazê-lo.
  

Mas, para algumas pessoas, as desvantagens podem superar:

• Rigidez. Embora um plano estável seja bom em certos aspectos, pode ser destrutivo em outros. Caso tenha sido cometido um erro ou um cliente não esteja satisfeito com o produto ou apenas queira fazer iterações, o sistema Waterfall não será possível sem reiniciar o processo;
  
• Riscos. O ponto anterior também significa que os riscos aumentam. Se tudo não for feito perfeitamente desde o início, os custos poderão aumentar e o produto poderá não sair da maneira esperada.
  

Kanban

Essa é outra maneira de implementar a metodologia ágil. É bastante semelhante ao Scrum, pois também possui trabalhadores auto-organizados, mas, ao mesmo tempo, existem algumas diferenças fundamentais.

O conceito Kanban foi criado em uma fábrica da Toyota na década de 1940. Era um método simples, porém eficaz, que permitia visualizar a quantidade de trabalho. Era e ainda é uma ferramenta simples que permite informar todos os trabalhadores com o sistema de símbolos visuais.

Vários princípios que o sistema Kanban segue podem ser observados:

• Visualização. Na abordagem Kanban, tudo é apresentado visual e simplesmente;
  
• Gestão de fluxo de trabalho. Dependendo de como um quadro Kanban é criado, ele permite monitorar todas as etapas do processo de trabalho e ajustá-lo, se necessário;
  
• Transparência. O sistema pode ser entendido por qualquer trabalhador envolvido na conclusão do projeto; 
  
• Limites de trabalho em andamento. Nunca há tarefas demais ou insuficientes que podem ser realizadas pelos trabalhadores, isso aumenta a eficiência.
  

Basicamente, tudo o que você precisa para usar o sistema de gerenciamento Kanban é uma placa e notas adesivas ou um software de computador correspondente. Os quadros Kanban têm várias colunas: Lista de tarefas, Trabalho em andamento e Concluído. Depois que uma tarefa é concluída ou levada ao trabalho, ela é transferida para outra coluna. Seções adicionais podem ser criadas, dependendo do estágio do projeto.

O que torna o sistema de gerenciamento de projetos Kanban tão atraente:

• É simples e visual. Até os trabalhadores que não possuem treinamento especial podem entender o Sistema Kanban;
  
• Permite rastrear prioridades e principais problemas e gerencia-los em tempo hábil, o que leva a menos erros e percalços;
  
• Envolve todos os desenvolvedores, ou seja, cada um dos funcionários atualiza e participa da pintura de toda a situação atual.
  

Mas há também várias coisas que podem desencorajar você:

• O Kanban pode ser difícil de aplicar se houver muitas tarefas que você precisará executar. Geralmente é adequado a projetos que trabalham em várias tarefas por estágio;
  
• O sistema não orienta os trabalhadores na qualidade. Em vez disso, preferindo a velocidade e a conclusão geral da tarefa;
  
• A implementação do Kanban em um ambiente dinâmico e flexível pode ser complicada, pois as tarefas apresentadas no quadro são planejadas com antecedência;
  
• Os conselhos Kanban geralmente não têm tempo, portanto, mesmo que os trabalhadores possam estar motivados para concluir o trabalho o mais rápido possível, nenhum prazo específico pode prejudicar essa motivação.
  

Lean

Os principais princípios da metodologia Lean incluem a avaliação de clientes enquanto trabalha na minimização de desperdícios ao mesmo tempo. É bastante benéfico para os clientes, pois visa usar menos recursos e, ao mesmo tempo, alcançar produtos de boa qualidade. Isso também significa que os custos serão mais baixos do que os dos projetos com outros tipos de gerenciamento.

Como a metodologia Lean se concentra na eliminação de desperdícios, cria três categorias de disfunções que realmente levam ao desperdício de recursos. O esquema é chamado 3M: Muda, Mura, Muri.

Muda. Essa categoria é aplicada a funções que apenas eliminam resíduos, mas não criam nada de novo. Tais coisas incluem:

• inventário;
  
• esperando;
  
• transporte;
  
• excesso de processamento;
  
• superprodução;
  
• defeitos;
  
• movimento.
  

Como você pode ver, isso não significa apenas desperdício físico, mas também implica desperdiçar outros recursos, como tempo.

Mura. É isso que é usado para eliminar variações e fornecer processos de trabalho com fluxo uniforme. Isso pode ser explicado com o exemplo de programação de horário. Quando as pessoas que concluem os primeiros estágios do projeto perdem seu tempo e levam muito tempo para entregar um esquema, os desenvolvedores que estão envolvidos nos estágios posteriores do projeto terão menos tempo para concluir suas tarefas. Mura significa que os recursos devem ser distribuídos igualmente em todas as etapas.

Muri. Muri lida com sobrecarga. Às vezes, gerentes e proprietários de empresas exercem muita pressão sobre os fornecedores apenas porque desejam concluir mais trabalhos em menos tempo. Mas isso também cria uma atmosfera doentia e exige 100% da capacidade dos trabalhadores. É perfeito trabalhar de 60 a 70%, caso você não queira ficar sobrecarregado.

A metodologia de gerenciamento de projetos enxutos implica ajustar o fluxo de trabalho e as condições, em vez de inventar novas ferramentas.

As principais vantagens do método Lean são:

• É simples e compreensível. Como a técnica Lean não inclui nenhuma ferramenta especial no processo, é muito simples de entender para todas as pessoas envolvidas no projeto;
  
• Eficiência de custos. Como a metodologia Lean visa reduzir o desperdício, isso significa que será mais econômico e benéfico para o cliente.
  

Mas há desvantagens que valem a pena considerar também. Essas são falhas técnicas. Nem sempre é nas pessoas que um projeto não segue o caminho certo. Às vezes, o equipamento falha e quebra. Tais casos não são discutidos muito dentro da metodologia Lean.

Six Sigma

O Six Sigma é outra metodologia de gerenciamento de projetos que foi introduzida pela primeira vez na produção em massa. A Motorola, que iniciou em 1986, adaptou essa metodologia. Ele usa dados estatísticos para melhorar os processos e eliminar possíveis erros. Este método localiza quais partes do processo não estão funcionando corretamente, as extrai e as corrige.

Duas maneiras diferentes de implementar essa metodologia estão ocultas sob o termo geral Seis Sigma. Esses são os conceitos DMAIC e DMADV. O DMAIC é usado quando os processos atuais precisam de aprimoramento, mas os gerentes de projeto não querem criar um esquema totalmente novo. O DMADV é diferente, pois implica o desenvolvimento de novas ferramentas e processos.

Essas abreviações podem ser divididas em princípios principais de cada abordagem.

DMAIC significa:

• Definir objetivos e questões;
  
• Medir os processos atuais do projeto;
  
• Analisando os processos para descobrir falhas;
  
• Melhorando o trabalho;
  
• Controlando o desenvolvimento de processos adicionais.
  

DMADV significa:

• Definir objetivos e questões;
  
• Medir cada detalhe do processo e possíveis recursos do produto;
  
• Analisando os mecanismos e apresentando um novo design;
  
• Projetando e testando cada componente do processo;
  
• Verificando a versão final e entregando-a aos clientes.
  

As vantagens do Six Sigma são as seguintes:

• Reações prévias a defeitos. Os processos são analisados ​​e as soluções para vários problemas são criadas antes mesmo de o problema surgir, o que permite resolvê-lo rapidamente;
  
• Solução abrangente de problemas. Six Sigma não trata de uma única etapa do processo ou do resultado final. Ele lida com todo o processo de criação do produto e visa eliminar erros em cada estágio;
  
• É orientado para o cliente e leva a sério seus objetivos e metas.
  

Desvantagens do Six Sigma também estão presentes:

• Processo de longo prazo. Por mais complicada que toda a produção e o desenvolvimento possa ser, isso implica que mudar e iterar certos elementos leva tempo. Também pode resultar em burocracia adicional;
  
• Isso também aumenta os custos, que nem sempre são acessíveis para empresas menores. Implementar o Six Sigma significa que os trabalhadores devem passar por treinamento e obter certificados;
  
• Dependendo do cliente, o controle pode se tornar extremo, pois alguns clientes são tentados a dar uma olhada em todos os estágios do desenvolvimento do produto, além de exigirem a alteração do produto várias vezes.
  

Extreme Programming (XP)

Essa técnica de gerenciamento de projetos é semelhante ao ágil, pois também implica em valor para o cliente, além de iterações e alterações em qualquer estágio de um processo. Foi inventado em 1999 por Kent Beck quando ele publicou seu “Extreme Programming Explained” e se tornou bastante difundido.

As ideias básicas da programação extrema incluem:

• Comunicação. A co-localização e as reuniões diárias são vitais para a Extreme Programming, pois permitem a todos os membros da equipe discutir questões atuais e encontrar todas as soluções em tempo hábil; 
  
• Comentários. Sempre que os usuários fazem comentários sobre possíveis resultados, essas ideias são consideradas seriamente. A equipe faz um esforço para implementá-las no produto final, porque é isso que satisfaz o cliente;
  
• Coragem. O cliente sempre é atualizado sobre tudo o que acontece durante o processo de desenvolvimento, mesmo que essas atualizações possam transmitir informações desagradáveis. Mas, ao mesmo tempo, isso permite obter os comentários mais valiosos do usuário;
  
• Simplicidade. A programação extrema implica criar um produto de acordo com os requisitos, mas sem adicionar nada que o cliente não aprovou. A tarefa principal também é dividida em várias tarefas menores, que permitem que os desenvolvedores concluam o projeto com sucesso.
  

Quanto às vantagens da programação extrema:

• Simplicidade. A ideia central do XP também é sua principal vantagem. Os desenvolvedores visam criar um produto simples, dividido em tarefas passo a passo. No geral, é muito mais fácil criar uma criação funcional que também possa ser alternada sempre que os clientes tiverem novas demandas;
  
• Prazos mais curtos. Como o software é testado em cada estágio de sua criação, ele permite encontrar falhas e corrigi-las. Isso também significa que os desenvolvedores não perderão seu tempo com um código incorreto e trabalharão com mais eficiência na apresentação de um produto em funcionamento mais rapidamente;
  
• O XP beneficia os trabalhadores e os clientes. A princípio, não há muita tensão e pressão que permitam trabalhar com mais eficiência. Estes sentem a transparência e a confiança e podem garantir que o resultado seja satisfatório.
  

Também é muito importante mencionar desvantagens:

• O XP não é adequado para empresas em que os desenvolvedores trabalham remotamente. Como implica reuniões diárias, organizá-lo à distância pode ser um problema;
  
• O código é mais importante e, portanto, mais aperfeiçoado que o design. Isso também significa que pode ser mais difícil satisfazer os clientes;
  
• É mais difícil documentar todas as alterações feitas, por isso às vezes resulta em desenvolvedores permitindo que erros semelhantes vazem para o software no futuro.
  

Como escolher a melhor metodologia de gerenciamento de projetos para o seu projeto

Existem vários aspectos que devem ser levados em consideração ao escolher a metodologia correta para o seu projeto.

Comece analisando o próprio projeto. Antes de tomar uma decisão sobre um tipo de metodologia de gerenciamento de projetos, você deve saber o suficiente sobre o resultado desejado de um projeto. Dependendo de quão rigorosas sejam as demandas, você pode escolher uma metodologia mais flexível (caso a solicitação não seja formulada completamente) ou uma metodologia mais rígida (se os clientes fornecerem detalhes suficientes e você tiver uma imagem definida de um resultado). O que também importa é a complexidade do projeto, o tamanho da equipe que trabalha nele e o orçamento que o cliente oferece.

Ao avaliar sua equipe de desenvolvedores, tente descobrir se eles estão familiarizados com as metodologias de sua preferência. Caso contrário, você pode ter que gastar algum tempo explicando os princípios básicos que atrasam o trabalho real. Descubra se sua equipe está pronta para colaborar e se organizar também. Você pode descobrir que é necessário um gerente adequado ou, por outro lado, que a equipe se organiza melhor.

Pense no tipo de organização em que trabalha. É uma grande corporação ou uma empresa menor? Existem muitos departamentos envolvidos no trabalho ou há apenas várias pessoas em uma equipe? A escolha depende dessas qualidades também. Ao avaliar sua organização, preste atenção nos recursos que você possui, bem como na hierarquia e flexibilidade e geralmente no setor que sua empresa representa.

Pense também nos seus clientes. Como você já deve ter entendido, certas técnicas requerem trabalhar com clientes com mais regularidade que outras. Se as partes interessadas nem sempre estiverem disponíveis para check-ins regulares, talvez seja melhor escolher uma metodologia que não dependa muito delas.

Por último, mas não menos importante, considere as ferramentas que você possui e planeja usar para criar um determinado produto. Em uma situação perfeita, você já deve ter todas as ferramentas necessárias para implementar determinada metodologia, caso contrário, isso pode levar a despesas extras. Faça uma lista das metodologias e ferramentas de gerenciamento de projetos necessárias e veja qual combina melhor com você.

Após a conclusão dessa análise aprofundada, você pode usar esses dados para escolher a melhor metodologia para o seu caso específico.

Palavra final

Descrevemos os tipos mais populares de metodologias de gerenciamento de projetos com o objetivo de fornecer uma breve visão geral de cada uma delas. É o suficiente para obter uma compreensão básica do conceito e sentir se algum deles se adequa aos seus objetivos. Saber o suficiente sobre vantagens e desvantagens também pode ajudar na tomada de decisão, porque você já está preparado para certas coisas que podem dar errado durante o projeto.

Se você acha que existem certos conceitos de vários tipos de gerenciamento que se adequariam ao seu projeto, você pode combiná-los, pois é uma prática bastante comum que permite tirar o máximo proveito do trabalho dos desenvolvedores.

A técnica de escolha de uma metodologia perfeita de gerenciamento de projetos também está incluída, e recomendamos que a estude completamente e aplique cada vez que um novo projeto for iniciado. É uma maneira simples de ver como os principais benefícios correspondem à sua situação atual, além de lembrar o cliente e fazer escolhas que se adaptem a eles também.

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