A falta de comunicação é o flagelo de muitos locais de trabalho. De fato, de acordo com o relatório do David Grossman, “The Cost of Poor Communications” (O Custo de Comunicações Inadequadas), a comunicação inadequada custa às empresas com 100.000 ou mais funcionários 62 milhões de dólares anualmente, enquanto as empresas com 100.000 ou menos funcionários perdem, em média, 420.000 dólares por ano. Cumulativamente, as barreiras de comunicação resultam em perdas de produtividade de 26.041 dolares por funcionário. No entanto, enquanto a comunicação ineficaz atormenta empresas grandes e pequenas, muitas continuam confiando no Skype, no e-mail e em outras ferramentas que simplesmente não correspondem às tarefas.

Cada vez mais a comunicação se torna digital e é difícil superestimar sua importância ou prevalência da comunicação eletrônica. Imagine que um trabalhador de escritório médio recebe mais de 120 e-mails comerciais e envia cerca de 40 e-mails por dia. Embora o e-mail seja uma ferramenta poderosa, ele pode ser lento e desorganizado. Não é surpreendente que os investigadores da Universidade de Carleton descobriram que as pessoas gastavam cerca de 17 horas por semana lendo e-mails de trabalho no escritório e em casa!

Ao usar ferramentas de comunicação projetadas especificamente para empresas, as empresas poderão aumentar a produtividade e, por fim, a lucratividade. As três ferramentas mais populares de comunicação empresarial incluem mensageiros instantâneos, grupos de trabalho e redes sociais internas. Cada um tem suas próprias vantagens e desvantagens, dependendo da empresa e da situação.

Vamos examinar essas três ferramentas para ver onde elas se destacam e onde ficam aquém.

Software de bate-papo em grupo é ótimo para pequenas equipes

Para empresas menores, com, digamos, 9 a 12 membros da equipe, um software simples de bate-papo em grupo é suficiente. Mensageiros instantâneos permitem a capacidade "sempre-ligado" e comunicação instantânea. Em comparação com o e-mail, mensageiros instantâneos são mais rápidos e promovem mais colaboração.

Enquanto o e-mail facilita a troca de informações, as mensagens instantâneas incentivam o diálogo em tempo real. As plataformas de mensagens instantâneas também encorajam as pessoas a compartilhar sua disponibilidade e status. Além disso, em comparação com a comunicação tradicional, colocar perguntas se tornа mais fácil com mensagens instantâneas, o que é vital para as pessoas que trabalham de forma interdependente em projetos.

No entanto, programas simples de bate-papo em grupo podem ser ineficazes para as empresas mais grandes. Os bate-papos crescem muito numerosos e desorganizados para as pessoas seguirem. As discussões começam a ficar barulhentos / passam ao lado, informações importantes são enterradas e, como resultado, os funcionários começam a desligar-se das conversas. Na pior das hipóteses, o software de bate-papo pode ser prejudicial, desacelerando a comunicação.

Felizmente, você pode organizar a comunicação interna usando grupos de trabalho ou configurando uma rede social interna. Vamos examinar os dois.

Configurando grupos de trabalho para coordenar equipes e projetos

Grupos de trabalho unem usuários especificados em comunidades virtuais com base em equipes, projetos ou outros critérios. Eles geralmente funcionam melhor para empresas de médio porte ou empresas mais grandes que consistem em equipes unidas ou se concentram em projetos específicos. Pequenas equipes que desejam ser altamente organizadas também podem se beneficiar dessa ferramenta.

Descobriu-se que as plataformas de bate-papo em grupo solidificam os relacionamentos formais e profissionais, permitindo que os gerentes mantenham os funcionários concentradas nas tarefas, saibam quem está no trabalho e criem uma distância saudável entre gerentes e funcionários. Grupos de trabalho aprimoram isso, permitindo a organização e controle mais sofisticados.

Vamos considerar um exemplo. Digamos que uma agência de publicidade tenha várias equipes trabalhando em diferentes tarefas. Uma equipe faz desenvolvimento web, outra equipe cuida do conteúdo de entrada, enquanto a terceira faz anúncios e vídeos, etc. Cada equipe precisará coordenar internamente para concluir os projetos.

Além disso, em qualquer momento várias equipes podem trabalhar juntas no mesmo projeto, por exemplo, criando uma campanha publicitária para um cliente. Organizar a comunicação na equipe e no nível do projeto pode ser difícil com um simples programa de bate-papo. No entanto, a criação de grupos de trabalho para equipes específicas (por exemplo, desenvolvimento web) e projetos específicos permitiria uma comunicação eficaz em ambos os níveis.

Ainda assim, enquanto os grupos de trabalho se destacam nessas situações, eles podem ficar aquém em outros casos. Por exemplo, grupos de trabalho podem sofrer de falta de dinamismo e flexibilidade para as empresas onde a comunicação esporádica e espontânea é normal. 

Às vezes uma rede social interna é precisa

Grupos de trabalho atendem melhor a equipes unidas ou projetos focados. No entanto, muitas empresas operam em ambientes mais dinâmicos e fluidos. Digamos, o Rodrigo da equipe de vendas precisa se comunicar com a Sílvia em marketing e, em seguida, precisa entrar em contato com o Joaquim do departamento de contabilidade. Enquanto isso, a Sílvia e o Joaquim têm várias pessoas com quem precisam se comunicar. Amanhã já será um novo conjunto de pessoas.

No passado, o e-mail era provavelmente a ferramenta mais comum para tal comunicação ocasional. No entanto, as caixas postais podem ficar desordenadas, os sistemas de e-mail podem ser desajeitados e, como resultado, os e-mails costumam ser demorados. Na verdade, a McKinsey descobriu que os funcionários desperdiçam até 20% de sua semana de trabalho buscando informações internas e rastreando funcionários por e-mail.

Uma rede social interna, no entanto, permite uma comunicação rápida, flexível e direcionada, organizada por contatos e outros critérios. De fato, a McKinsey descobriu que, ao usar as mídias sociais internamente, as empresas podem reduzir o tempo gasto na busca de informações internas em até 35%. Como resultado, os funcionários podem se concentrar em seu trabalho, não gerenciando sua caixa de entrada.

Concentre-se nas necessidades da sua organização ao selecionar ferramentas de comunicação

Organizar suas comunicações internas assume um carater imperativo. Os mercados estão cada vez mais competitivos e as empresas que não estão à frente correm o risco de ficar para trás. Lembre-se de que as empresas já estão perdendo centenas de milhares de dólares, ou até milhões, devido à má comunicação. Melhorando as comunicações, as empresas podem aumentar a produtividade e, como consequência, a competitividade no mercado.

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